Règlement intérieur

Ce règlement intérieur a pour objet de préciser les statuts de l’association « Les Vieilles Soupapes du Voironnais », il ne saurait s’y substituer.

Article 1

Les personnes désirant adhérer volontairement et librement à l’association devront remplir un bulletin d’adhésion. Leur adhésion sera valide après encaissement de la cotisation annuelle. Celle-ci doit être versée lors de l’assemblée générale ou dans le mois suivant son appel. Elle est valable pour l’année civile avec une extension jusqu’à l’assemblée générale suivante.

Le membre n’ayant pas réglé sa cotisation annuelle dans un délai de un mois à compter de la date de l’assemblée générale sera considéré d’office comme démissionnaire.

Toute cotisation versée à l’association est définitivement acquise. Il ne saurait être exigé un remboursement de cotisation en cours d’année en cas de démission, d’exclusion ou de décès d’un membre.

Les compagnes ou compagnons d’adhérents(es) sont les bienvenu(e)s aux réunions du club (excepté celles du CA). Si elles ou ils désirent participer aux votes, elles ou ils devront s’acquitter d’une cotisation.

Article 2

Le montant de la cotisation est déterminé par le conseil d’administration et approuvée par l’assemblée générale conformément à l’article 7 des statuts. Il peut être reconduit comme tel ou ré-évalué.

Le montant de la cotisation sera minoré de 50 % :

• pour la(le) conjoint(e) ou la(le) compagne(compagnon) d’un(e) adhérent(e)
• pour toute adhésion qui prendra effet 6 mois après la tenue de l’assemblée générale.

Pour toute adhésion qui prendra effet 10 mois après la tenue de l’assemblée générale, le montant de la cotisation sera perçu au titre de l’année suivante. L’adhésion deviendra effective à l’assemblée générale la plus proche mais l’article 3 s’appliquera dans son ensemble..

Les cotisations doivent être versées au Trésorier(e) exclusivement en espèces ou par chèque à défaut de tout autre moyen de paiement.

Article 3

L’adhésion aux VSV donne le droit :

• de participer aux sorties et manifestations organisées par les Vieilles Soupapes du Voironnais.
• de recevoir le journal de l’association « Le Cliquetis » sous forme électronique,
• d’avoir accès à toute information mise sur le site Web de l’association

et implique :

• de respecter le présent règlement
• d’avoir un comportement respectueux vis à vis des autres membres
• de ne pas avoir des agissements qui créeraient ou véhiculeraient une mauvaise image de l’association vis à vis de l’extérieur.

Article 4

Le conseil d’administration proposera en début de chaque année la répartition des sorties en sorties représentatives et sorties internes au club. Elle sera approuvée lors de l’assemblée générale à la majorité simple des adhérents présents.

Cette répartition est adressée à tous les membres de l’association sous un délai de 8 jours suivant la date d’approbation soit par voie électronique, soit par voie du site Internet de l’association, ou encore par voie postale.

Dans le cas des sorties représentatives, les véhicules doivent remplir une des conditions définies à l’article 2 des statuts de l’association. Quant aux sorties internes, l’utilisation des véhicules anciens sera privilégiée mais elles pourront se faire exceptionnellement en voiture ne respectant pas l’article 2 des statuts.

Les sorties inscrites au calendrier et approuvées lors de l’assemblée générale pourront bénéficier d’une participation financière du club. Cette dernière pourra prendre différentes formes sans pour autant excéder une somme définie annuellement par le Conseil d’Administration (somme définie en fonction des finances de l’association et selon une « gestion en bon père de famille »).

Quant aux sorties non programmées qui se présentent et s’organisent en cours d’année, la participation du club sera examinée au cas par cas en fonction des finances du club sans pour autant excéder une somme définie annuellement par le Conseil d’Administration (somme définie en fonction des finances de l’association et selon une « gestion en bon père de famille »), de l’intérêt commun de la sortie pour les membres de l’association et du bien fondé d’une participation du club, cette dernière ne pouvant être qu’au prorata du nombre de membres participants.

Article 5

L’inscription et la participation aux sorties et manifestations organisées par l’association, qu’elles soient payantes ou gratuites, impliquent lors des trajets proposés par les organisateurs, le respect des règles du code de la route et du code civil. L’association ne peut être tenue pour responsable des infractions ou du mauvais comportement des adhérents.

Les organisateurs d’évènements s’efforceront d’adapter les sorties aux véhicules participants.

En cas de participation payante, le montant sera majoré d’un quart de la cotisation en cours pour les personnes non adhérentes accompagnant les membres à jour de leur cotisation.

Article 6

Les véhicules participant aux manifestations de l’association doivent être assurés, en règle et conformes au code de la route.

Article 7

Si le besoin s’en fait sentir, un membre du conseil d’administration peut au cours d’une manifestation, et après consultation des autres membres du conseil d’administration présents, faire une remarque à un ou plusieurs adhérents.

Le conseil d’administration se donne le droit d’exclure temporairement des activités de l’association les membres ne respectant pas le présent règlement.

Article 8

Les adhérents organisant une sortie ou une animation ont droit à une prise en charge unique par l’association. Ils s’engagent à fournir :

• un budget prévisionnel trois semaines avant la date de la sortie ou de l’animation ;
• un compte-rendu de la sortie ou animation dans la semaine suivant la sortie ou l’animation ;
• un bilan financier un mois après la date de la sortie ou de l’animation.

Article 9

Toute dépense pour la gestion de l’association, la réalisation de sorties ou d’animations :

• est justifiée ;
• nécessite un accord préalable du conseil d’administration afin de pouvoir être éligible à remboursement.

Le remboursement des frais engagés par les membres de l’association se fera sur la base des frais réellement engagés (montant figurant sur la facture) ou sur la base d’un barème fiscal pour les frais d’utilisation d’un véhicule personnel. En cas de perte des justificatifs, une déclaration sur l’honneur sera admise mais cela doit rester exceptionnel.

L’adhérent ayant engagé des frais pour l’association remplira un formulaire de remboursement dans le mois qui suit la dépense. Il joindra tous justificatifs pour lesquels il demande le remboursement.

Le conseil d’administration rendra une décision autorisant expressément chaque remboursement.

En cas de dépenses engagées par un membre du CA, un contrôle mutuel de la demande de remboursement présentée sera effectué par les autres membres.

L’adhérent peut décider d’abandonner ces frais à l’association : cet abandon de frais est alors considéré comme un don d’un particulier qui peut procurer un avantage fiscal au membre sous forme d’une réduction d’impôt.

Article 10

Le règlement intérieur est validé par le conseil d’administration avant l’assemblée générale. Il est approuvé lors de l’assemblée générale la plus proche à la majorité simple des adhérents présents.

Les exceptions aux articles de ce règlement seront examinés et jugés par les membres du conseil d’administration selon les règles simples de bon sens dans la défense des intérêts de l’association et de ses adhérents.

Article 11

Le présent règlement intérieur est disponible sur le site Internet de l’association.

Article 12

Le présent règlement intérieur pourra être modifié par le conseil d’administration ou par l’assemblée générale ordinaire à la majorité simple des membres. En cas de modifications, celui-ci est adressé à tous les membres de l’association sous un délai de 8 jours suivant la date d’approbation soit par voie électronique, soit par voie du site Internet de l’association, ou encore par voie postale.

Article 13

L’Association déclare avoir souscrit un contrat d’assurance garantissant sa Responsabilité Civile.

Article 14

Le présent règlement a été présenté en Assemblée Générale le 11 janvier 2015 au cours de laquelle il a été adopté à la majorité des présents ou représentés. Il annule et remplace dans son intégralité les précédents.